Alma a une forme de gouvernance particulière pour une entreprise, en particulier sur la question du choix des responsables. Pour deux de nos départements, Solutions collaboratives et CFAO France, le processus qui a permis de valider les responsables et de construire un projet vient de s’achever. Eclairage sur cette démarche baptisée « ElVa » (Elaboration - Validation).
Un principe essentiel à Alma consiste à ne pas pouvoir imposer à une équipe un responsable dont elle ne veut pas. Cela étant, l’équipe n’est pas seule décisionnaire. Ainsi, la nomination d’un responsable résulte d’un accord entre son propre responsable et son équipe. Tous nos responsables d’équipe (de laquelle ils sont issus dans l’immense majorité des cas) sont ainsi en fonction pour un mandat de trois ans renouvelable. Dans le cas d’un premier mandat, une période probatoire d’un an est fixée.
Une démarche en trois temps
Tous les trois ans, le processus ElVa permet de faire un bilan avec l’équipe et de construire conjointement un projet futur. Sa mise en application suit les grandes lignes suivantes, même s’il importe toujours plus de respecter les principes que la procédure :
Un premier temps est organisé avec l’équipe, sans son responsable, pour discuter du mandat écoulé. Chacun s’exprime sur ce qui lui convient, ce qui ne lui convient pas ou ce qui lui manque. Il ne s’agit pas de parler stratégie ou qualité des personnes, mais plutôt de l’organisation, de la relation au responsable, du retour sur son travail, de la prise de décision, de la circulation de l’information, de la clarté du projet d’équipe…
Le deuxième temps, avec des allers retours, consiste à élaborer un projet (plan à trois ans et organisation) avec l’équipe, le candidat et le DG. Tout projet peut être présenté à l’équipe à condition d’être validé par le DG.
L’équipe procède ensuite à un vote à bulletin secret. Deux tiers des présents ou représentés doivent approuver le projet pour qu’il soit validé. Si ce n’est pas le cas, il s’agit de comprendre les points de blocage pour éventuellement modifier le projet, voire construire un autre projet avec un autre candidat. On attend d’une équipe qu’elle se sente responsable pour faire émerger un projet partagé.
Dans une version un peu adaptée, ce processus s’applique aussi au DG (interview, bilan, projet puis vote).
Un défi pour les responsables mais la base d’une relation constructive
Ce processus est assurément difficile à vivre pour les responsables. Il faut accepter d’être jugé, critiqué et savoir se remettre en cause. Compte tenu du contexte « électif », être responsable est aussi perçu comme instable à Alma. Et comment organiser l’éventuel retour à un autre poste dans une PME de notre taille ? Dans la mesure du possible il s’agit de s’assurer que le responsable conserve une mission fonctionnelle (commerciale ou technique).
Je soulignerais aussi une limite liée au principe démocratique (la même que pour les élus de la nation !) : être responsable implique en théorie de prendre des décisions parfois difficiles ou impopulaires. Comment concilier ces décisions, par ailleurs nécessaires, et le fait d’être « élu » par sa propre équipe, qui est la première concernée ?
Je crois malgré tout que ce processus est vertueux pour plusieurs raisons. On ne travaille bien que dans la confiance et imposer un responsable à une équipe me semble peu productif. Prendre tous les trois ans un temps de discussion sur le fonctionnement de l’équipe impulse une dynamique d’amélioration continue (assez identique à l’approche 360° en RH). Se fixer des échéances amène à partager des réflexions stratégiques et permet de redonner de l’envie et des perspectives autour d’un projet. C’est en particulier le cas dans nos départements qui ont eu à faire face à des difficultés. Sur ces cinq dernières années, deux d’entre eux ont profité d’ElVa pour prendre un nouveau départ, construire un nouveau projet et redonner du souffle aux équipes. Celles-ci sont aujourd’hui épanouies et les « scopettes » qu’elles constituent sont bénéficiaires !
Ni « gérance tournante » ni « managers professionnels » : la gouvernance à Alma est la recherche d’un compromis subtil entre démocratie et efficacité, et l’esprit ElVa est la base d’une relation plus équilibrée et plus constructive entre l’équipe et son responsable.
