Une AG à distance vivante et participative, c’est possible !

Toutes les entreprises sont confrontées à ces questions depuis un an : comment maintenir les échanges et la collaboration à distance, conserver des relations interpersonnelles harmonieuses et entretenir la motivation des personnes ? Et comment faire pour qu’un moment clé de la vie de l’entreprise comme une Assemblée Générale ou une réunion des salariés en visio-conférence ne se résume pas à une succession de monologues impersonnels et de présentations ennuyeuses ? Retour d’expérience suite à notre AG du 4 mars, dont nous avons souhaité faire un vrai moment de partage, de cohésion et de convivialité.   

L’AG d’Alma, un moment fort

Les Assemblées Générales sont toujours un moment important de la vie d’Alma. D’abord parce que c’est là où s’exprime le plus directement le principe démocratique de la Scop (1 personne 1 voix). Ensuite, tous les salariés d’Alma étant associés après un an de présence, c’est l’occasion de réunir tous les Almatiens(1) (les collègues des sites distants à Tarbes, Nantes ou Paris la suivent en général en visio), ainsi que nos quelques associés extérieurs, pour la plupart des ex-salariés retraités. Enfin parce que c’est un moment de convivialité qui se termine d’habitude par un bon repas, un peu comme à la fin de chaque épisode d’Astérix au village gaulois !  

Si notre AG en mars 2020 avait pu se tenir in extremis quelques jours avant le premier confinement, pas question bien entendu cette année de réunir plus de 100 personnes en présentiel. Alors bien sûr, depuis un an nous nous sommes habitués au télé-travail et à tenir des réunions, parfois très importantes, à distance (avril 2020 au début du premier confinement, réunion des Almatiens début juillet et avant Noël…) et l’on commence à bien maitriser les modalités d’une visio-conférence réussie. Nous avons cependant voulu mettre un point d’honneur à faire de cette AG particulière un vrai moment de retrouvailles et de partage, même tous derrière un écran. D’autant qu’Alma clôturant un bel exercice malgré la crise, nous pouvions être tous fiers de l’année écoulée et nous avions à cœur de nous réjouir tous ensemble de ces bons résultats.

Mais si l’occasion est belle, comment rendre une AG à distance de 2h30 fluide, participative et intéressante pour tout le monde ?

Un outil dédié aux assemblées en ligne

Un petit point technique à résoudre tout d’abord : une AGO obéit à des règles légales, on doit envoyer une convocation et des documents officiels, les associés votent… et à distance on doit donc s’appuyer sur un outil ad hoc. Teams, que l’on utilise par ailleurs au quotidien, n’offrant pas le formalisme nécessaire, nous avons trouvé une plateforme parfaitement adaptée : Nüag, un outil dédié aux assemblées en ligne développée par Thesaurio Group, que nous recommandons pour ce type d’événements.

Le live-sketching en fil rouge pour changer de perspective

Pour apporter un peu de légèreté à des conférences ou des assemblées, le dessin humoristique en live-sketching a fait ses preuves. Eh bien cela marche aussi à distance ! Nous avons donc fait appel à Lison Bernet et à son regard (ou plutôt son coup de crayon) à la fois caustique, drôle et bienveillant. Il faut dire qu’officiant dans une CAE, elle connait bien l’univers coopératif. Ses 22 dessins en temps réel, dont certains illustrent cet article, ont rythmé l’AG du début à la fin et ont amené beaucoup de bonne humeur. Lison a même su rebondir sur le tchat pour alimenter certains de ses dessins, comme quoi le tout digital apporte une dimension supplémentaire au live-sketching ! Un beau travail d’artiste et de reformulation à la fois.

Une inclusion pour se mettre sur de bonnes ondes

L’inclusion n’est en général pas à l’ordre du jour lors d’une AG formelle en présentiel. Il nous a toutefois paru nécessaire de donner la parole à tout le monde pour lancer l’AG. Deux questions ont donc été posées via le tchat : quel événement positif retenez-vous de l’année écoulée dans votre travail ou pour Alma ? Quelle valeur essentielle souhaitez-vous cultiver cette année entre les almatiens et/ou dans votre équipe ? Une manière de partager le ressenti de chacun et de mettre en exergue des retours positifs. Les réponses ont été compilées et représentées sous forme de nuage de mots après l’AG.

Des témoignages en vidéo pour une expression plus vivante

Rien ne vaut la vidéo pour faire passer certaines informations et retenir l’attention, et pas seulement celle de la génération Z. Nous avons donc préparé en amont de l’AG deux bouts-à-bouts, enregistrés et montés en interne.

Petit retour en arrière. Comme la plupart des organisations, nous avons vite compris au printemps 2020 que la période de crise soudaine et généralisée combinée au télé-travail subi pouvait être vécue comme anxiogène, voire générer des tensions dans les équipes. Nous avons donc organisé plusieurs ateliers pour sensibiliser les Almatiens à la Communication Non Violente (CNV), à charge pour les participants de diffuser ensuite ces bonnes pratiques. Pour souligner l’importance que nous accordons à cet état d’esprit, l’AG a débuté par des témoignages en vidéo de trois Almatiens qui avaient participé à ces ateliers. Des retours inspirants avec en prime beaucoup de créativité dans la forme !

Deuxième bout à bout vidéo pour présenter les nouveaux associés, comme préalable à leur admission. Chez Alma, tous les salariés se voient proposer de devenir associés après un an de présence. Dans la pratique tous le souhaitent, c’est d’ailleurs souvent une des raisons pour laquelle ils ont rejoint Alma. L’AG marque en quelque sorte ce rite de passage à la complète citoyenneté almatienne : les candidats au sociétariat expriment leur motivation – en vidéo cette année pour plus d’impact – et l’assemblée des coopérateurs vote(2). Un beau millésime 2021 avec sept nouveaux associés gonflés à bloc !   

Des présentations de projets pour donner la parole aux Almatiens

Passons sur le déroulé classique de l’AG avec la présentation des événements marquants et des comptes de l’exercice 2019/2020, les perspectives pour le nouvel exercice, le rapport du commissaire aux comptes, la répartition du résultat(3) et le vote de toutes les résolutions, parfaitement géré par l’outil Nüag.

Attardons-nous pour finir sur des interventions en marge de l’AG formelle auxquelles nous avons souhaité laisser une large place, pour donner la parole aux Almatiens impliqués dans des projets (transverses ou dans leur département) et partager des réussites.  

Quatre réalisations ont ainsi fait l’objet d’un coup de projecteur : le déploiement d’un gros projet de sécurité informatique au sein d’une collectivité locale ; le développement d’un logiciel de découpe de tubes pour un gros constructeur de machines-outils ; les actions autour de la « marque employeur » pour promouvoir Alma auprès des écoles et attirer de nouveaux talents ; la première itération d’un jeu d’indicateurs de performance non-économiques, un ambitieux projet sur lequel une commission constituée d’une dizaine d’Almatiens a planché plusieurs mois (et qui fera l’objet d’un prochain article dans ce blog).   

Puis, un peu dans le même esprit mais avec l’idée de s’alimenter de points de vue extérieurs, nous avons fait intervenir un « serial-entrepreneur » du numérique pour évoquer les tendances lourdes dans le secteur et nourrir notre réflexion stratégique.

Bien sûr, avant de conclure cette AG, un temps a été prévu pour répondre aux questions des Almatiens posées dans le tchat ou envoyées en amont aux administrateurs.

Bilan ? Une AG vivante (encore plus qu’en présentiel ?), participative, enthousiasmante, rythmée par de nombreuses interventions et pleine de bonne humeur grâce aux dessins et au tchat qui, si l’on n’en abuse pas, ajoute indiscutablement de la convivialité à ce type d’assemblée. Seul regret, cette année le village almatien n’aura pas festoyé pas au clair de lune… Mais nous comptons bien renouer avec la tradition en septembre… en présentiel, soyons fous !

Et vous, quelles est votre recette pour réussir vos grandes réunions en visio-conférence ?

 

(1) Même les salariés qui ne sont pas encore associés, ainsi que les alternants, voire les stagiaires, sont invités à l’AG, car en vertu de notre souci de transparence, ils ont vocation à être informés et à participer aux discussions. Mais bien entendu ils n’ont pas le droit de vote.

(2) Nous faisons d’ailleurs en sorte que ces nouveaux associés le deviennent en début d’AG pour qu’ils puissent voter immédiatement ensuite les autres résolutions.

(3) Signalons ici la répartition très particulière du résultat chez Alma, liée au statut Scop : sur cet exercice 64 % des excédents nets de gestion distribuables sont versés en part travail, autrement dit aux salariés, 26 % sont mis en réserves (dites impartageables), et 10 % affectés à la rémunération du capital.